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心系客户 迎难而上 ——疫情期间,招标公司的工作日记

发布时间:2022-08-22 作者: 点击量:

因疫情原因,四月初的上海进入不期而遇的静默。巨大的压力和挑战随之而来,招标代理行业同样如此,公司业务近乎停滞。面对困难,招标公司不畏不惧,想尽办法,将维护重点客户放在首位,努力满足客户需求。

诺亚财富是公司金融板块业务的重要客户。其下属子公司上海诺闵物业管理公司于四月初委托招标公司以竞争性磋商形式,代理其在上海的机房建设项目,计划工期69天,2022年7月中旬建成并投入使用。项目工期紧、要求高。

然而,突袭的疫情爆发和全市的封控令大家措手不及。为尽可能降低疫情对项目建设工期的影响,在全市封控前一周,我公司项目团队提前预警可能存在的风险,同时,在原有服务团队基础上临时组建了一支5人的专案组。通过组建工作群、线上专题视频会议,反复与业主探讨,积极探索合规操作新模式,最终确定了线上磋商评审的执行方案。

收到封控通知的那天,公司项目团队第一时间向业主传达了建委、财政等监管部门的官方通知和指导意见,及时反馈沟通并调整了计划节点。

随后,项目团队根据项目需求,就使用网络媒介线上推进的方案进行了多方咨询、调研和探讨。通过项目团队的不懈努力,目前已完成线上磋商评审工作,并得到了业主和评审专家的一致认可。

通过该项目,我们总结了疫情期间业务开展的几个要点:

一、周密筹划前期工作、降低风险

不同于正常状态下聚集的开评标活动,封控状态下的开评标过程的设计、过程把控更为突出。对此,我们在会前与客户充分沟通,提出现行状态下开展电子线上开评标的相关风险和执行要素。通过倾听诉求、多方调研、牵头策划、方案完善等工作环节,我们为客户提供了一套可行可靠的操作方案。

在保障客户作为采购人权益的同时,确保过程合法合规,做到公平、公开、公正的三公原则,最大程度进行信息把控,该公开的要公开,该保密的要保密,对关键节点都进行强调和把控使所有程序在现有基础上最大程度降低风险去执行。

二、特殊时期采用新平台新办法,保障项目招标流程顺利进行

根据公司前期在台州公共资源交易中心操作市域铁路项目的经验,我们一方面使用较为普及的腾讯会议作为主会议室进行线上交流,等候室的功能也适用于需要交流的采购流程;另一方面同步组建微信工作群,便于参会各方收发会议所需的资料,还能将重要节点的汇总情况提交给参会评委做书面确认。

身处这样的特殊时期,招标公司全体干部员工心系客户,攻坚克难,勇于尝试,通过各方面的细致工作,积极践行服务至上的工作要求。

相信疫情终将过去,春天即将到来!我们一起加油!

 

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